Öneri sistemleri ile her yıl yüzlerce şirket, milyonlarca dolarlık kazanımlar yaratıyor. Yaptıkları tek şey, çalışanlarının işi iyileştirme yönündeki önerilerini dinlemek ve doğru olanları uygulamak!
Tofaş yalnızca 2007’de 9.000 çalışandan 40.000 öneri almış ve bu önerilerden 10 milyon euro kazanç sağlanmış. Öneri siteminin başarıya ulaşmasında teşvik sistemi önemli bir yer tutuyor. Ödül almaya olanak tanıyan sistemlerde başarı oranı da yükseliyor.
İşletme maliyetlerinizi düşünmek istiyorsunuz ama nerede gereksiz harcama yapılıyor, bilmiyorsunuz. Yeni bir ürün geliştirmeyi ve farklı pazarlara girmeyi amaçlıyorsunuz ama ne olacağını bilmiyorsunuz. Üretim hattında sürekli tekrarlanan bir hata var ama nerede olduğunu bilemiyorsunuz. Süreçleri hızlandırıp, daha az zamanda, daha hızlı çalışmanın yolunu araştırıyor ve bulamıyorsunuz”¦ Bütün bu soruların en iyi yanıtlarını kimden alabilirsiniz? Çalışanlarınızdan! Nasıl? Öneri sistemi ile! Özellikle son 20 yılda gittikçe yaygın olarak kullanılan sisteminin en basit tanımı çalışanların tecrübelerinden yararlanmak! Türkiye’de ve dünyada yüzlerce şirket, verimlilik artışının yanında maliyetlerde milyonlarca dolarlık düşüş sağlayan, katma değer yaratan, çalışan motivasyonunu arttıran hatta kimi durumlarda yeni ürün geliştirilmesini sağlayan bu sistemi, yoğun olarak kullanıyor.
Öneri sistemi, işyerinde verimliliğin-üretimin artırılması, maliyetlerin düşürülmesi, ürün kalitesinin yükseltilmesi, ürün geliştirilmesi vb. her türlü pratik, uygulanabilir çözümün sistematik bir yöntemle toplanmasını ifade ediyor. Öneri sistemleri yoluyla; çalışanlar, iyileştirme ve geliştirmeye dönük görüş ve önerilerini sunma avantajını kullanırken, organizasyonlar da bu önerilerden organizasyon hedeflerine uygun ve o hedeflere ulaşma konusunda katma değer sağlayacak olanlarını hayata geçirme avantajına sahip oluyor. Sistem, çalışanların iş sırasında edindikleri bilgiler ve deneyimler sayesinde yüksek tecrübeye, pozitif öneri potansiyeline sahip oldukları varsayımından hareket ediyor. Çalışanların uzmanlığa sahip oldukları konuların yanında, deneyim ve bilgi birikiminden kaynaklanan rehberlik yapma potansiyelleri, “işi en iyi yapan bilir” görüşü doğrultusunda değerlendiriliyor.
Tofaş 77.5 Euro Kazandı
Sistemden elde edilen sonuçlar da bu varsayımı doğrular nitelikte. Öneri sisteminin Türkiye’deki en eski uygulayıcılarından biri olan ve 70’li yıllardan bu yana kullanan Tofaş’ın rakamları şaşırtıcı boyutta! Şirket yalnızca 2007’de 9.000 çalışandan 40.000 öneri almış ve değerlendirdiklerinden 10 milyon euro kazanç sağlanmış. Tofaş İK Direktörü Burhan Çakır, önerilerin yüzde 70’inin maliyet iyileştirme, ürün veya süreç üzerinde sorunlara yol açan hatalar, iş güvenliği, ergonomi ve süreç iyileştirilmesi gibi konularda yapıldığını söylüyor: “Daha önceki dönemlerde yılda 4-5 milyon euro civarında kazancımız oluyordu. Geçen yıl 10 milyona çıktık. 22 yılda toplam 77,5 milyon euro’luk kazanca ulaştık.”
Aslında öneri sistemi yakın geçmişte başlayan bir uygulama değil, ilk örneği 1880 yılında ABD’de Yale&Town adlı şirkette başlatılmış. Yararları görüldükten sonra da birçok ülkede uygulanmaya başlanmış. Hatta ABD’de öneri sistemi konusundaki bir model, şirket ölçeğini aşarak şirketler arası bir kurul oluşturulması sonucunu bile doğurmuş. II. Dünya Savaşı sırasında farklı şirketlerin yöneticilerinin bir araya gelmesiyle oluşturulan “Ulusal Öneri Sistemi Birliği (NASS-National Association Suggestion System)”, daha sonraki adıyla EIA (Employee Involvement Association), bugün 600 üyeli bir yapı haline geldi. 1992’de ülke genelinde 1 milyondan fazla önerinin yaklaşık 300.000’i uygulamaya konularak bir yılda 2,2 milyar dolar kazanç sağlandı. Bugün dünyada Siemens, Ford Motor, Boeing, Westinghouse gibi birçok büyük şirket bu sistemi uyguluyor. Yalnızca bu kadar değil, öneri sahiplerinin elde ettiği ödül miktarı ise 160 milyon dolar!
Öneri Sistemi Nasıl Fayda Yaratır
Öneri, bir bireyin ya da grubun bir konu üzerindeki yargısı, görüşü veya düşüncesidir. Başka bir ifadeyle bireysel yaratıcılığı ve kişisel sorumluluğu artıran, her düzeyden düşünceyi özendiren bir sistem. Bir öneri sisteminde iyi öneriler, gelişim ve değişimin kaynağını oluşturuyor. Bunun sayesinde, verimliliğin optimizasyonuna yönelik maliyetler düşüyor, ürünler ve müşteri servisleri iyileştiriliyor, üretim ortamı geliştiriliyor. Öneri sistemi, Toplam Kalite Yönetimi (TKY) uygulayan organizasyonlarda “tüm kaynakların en etkin biçimde kullanılması hedefi” doğrultusunda, çalışanların gerek kendi işlerinde gerekse başkalarının yaptığı işlerde karşılaşılan sorunlara uygulanabilir çözüm önerileri geliştirmelerine olanak sağlıyor. Ayrıca önerilerinin dikkate alındığını gören çalışanın motivasyonu, işverene güveni ve bağlılığı artıyor.
Hangi Konularda Öneri Veriliyor
Öneri sistemi, genel olarak, şirketin ürün ve hizmetlerini geliştirme, üretimi arttırma, kaliteyi yükseltme, satışları geliştirme, ergonomik iyileştirmeler sağlama, iç süreçlerde bilgi akışını hızlandırma, iş güvenliğini güçlendirme, çevresel koşulları iyileştirme vb. konularda iyileşme sağlamayı amaçlar. Bu temel amaçlar çerçevesinde, , üretim proseslerinde enerji tasarrufu sağlanması, hatalı ürün ve parça üretiminin önlenmesi, hatalı üretim oranlarının düşürülmesi, üretim sürecinde zaman veya malzeme tasarrufu sağlanması, işyeri yerleşim planlarının daha kullanışlı hale getirilmesi, işçi eylem planının çıkarılarak, bu konuda verimlilik sağlanması, makineler, stoklar vb. için daha sağlıklı bir ortam hazırlanması, stok seviyelerinde optimum miktar ve depolama olanaklarının sağlanması gibi konularda somut ve uygulanabilir düzenlemeler elde edilir.
Nasıl Başarı Sağlanıyor?
Öneri siteminin başarıya ulaşmasında teşvik sistemi önemli bir yer tutuyor. Zira bu konuda yapılan araştırmaların sonuçlarına göre, ödül almaya olanak tanıyan öneri sistemlerinde başarı oranı oldukça yüksek! Ödül arttıkça öneri sayısı ve fayda oranı artıyor. Ödüllendirme sistemi içerisinde ise plaket ve teşekkür belgesi gibi onurlandırma yöntemlerinden, kariyer yükseltme ve ekonomik ödüle kadar uzanan geniş bir yelpazesi var. Örneğin Eylül 1997’de İsveçli iki kağıt işçisi üretimin iyileştirilmesine yönelik önerileri karşılığında 3,75 milyon İsveç kronu ile ödüllendirilmiş. Bu ödül şimdiye kadar verilenler arasında bir rekor. İki işçi, kağıt hamurun hazırlanmasında kullanılan suyun buharlaşmasını azaltmaya yönelik bir yöntem icat etmiş ve 19947de fikirlerini işverenle paylaşmış. Öneri hayata geçirildiğinde kağıt değirmeninin üretimi artmış ve şirket buharlaşma sürecini yeniden yapılandırmış.
Öneri sistemi konusunda en tipik örneklerden bir başkası tanınmış beyaz eşya üreticisi Bosch tarafından ortaya konuldu. Bursa’daki Bosch fabrikası, çalışanlarının yanı sıra, bayii, müşteri ve tedarikçilerinden aldığı yenilikçi fikir ve düşünceler ile sürekli gelişip, yenilendi. 5000 çalışanı bulunan şirket, işçilerin 23.000 önerisini değerlendirip, bunların yüzde 97’sini hayata geçirdi. Bosch’un sisteme verdiği önem sayesinde, kişi başına düşen öneri sayısı her yıl artıyor. 2000 yılında öneri sayısı 4000 civarındayken, 2006’da 23.000’in üzerine çıktı. Kişi başına düşen öneri sayısı 5’in üzerine çıktı.
Öneriler Tasarrufu Etkileri
İyileştirme önerileri sayesinde verimliliği artan ve hata payı azalan süreçlere paralel milyonlarca euro tasarruf da sağlanıyor. 2000 yılında iyileştirme önerileri sayesinde elde edilen tasarruf miktarı 100.000 euro gibi rakamlarla ifade edilirken, sonraki yıllarda çift basamaklı, milyonlu hanelere ulaştı.
Boch gibi öneri sistemi üzerine çalışmalar yapan Brisa ise farklı bir yol izleyerek öneri sistemini grup odaklı yürütüyor. Bu sistemde aynı sahada çalışan elemanlardan 5-7 kişilik gruplar oluşturularak öneriler alınmaya çalışıyor. Proje çalışmalarında ise diğer grup odaklı faaliyetlerden farklı olarak daha uzun dönemli çalışmaları gerektiriyor. Arçelik’te iyileştirme çalışmalarına mavi yakalılar da katılıyor. Öneriler; verimlilik, proses iyileştirme, ekipman iyileştirme, ürün tasarımı, iş güvenliği, malzeme nakli, enerji tasarrufu gibi pek çok konuyu içeriyor. Yapılan öneriler ise Arçelik Bireysel Öneri Sistemi (ARBÖS) ile değerlendiriliyor. ARBÖS’e 2002 yılında gelen önerilerin yıllık kazancı yalnızca çamaşır makinesi işletmesinde 800 milyar Lirayı bulmuş.
Öneri Sistemi Nasıl Kurulur?
Firmaların iyi bir öneri sistemi kurması için öncelikle hangi konularda öneri alınıp alınmayacağına, değerlendirmenin nasıl bir yöntemle yapılacağına, değerlendirmenin ara ve nihai aşamalarının neler olacağına, ödüllendirme sisteminin içeriğine karar verilmesi gerekiyor. Bu aşamadan sonra çalışanların önerilerini sunacağı esnek, anlaşılır ve fonksiyonel bir form oluşturması aşamasına geçiliyor. Çalışanlar, söz konusu formları doldurduktan sonra, ilk aşama formlardaki önerilerin paylaşması ve yönetim tarafından değerlendirilmesi. Şirket bünyesinde oluşturulan öneri komitesi, formları ele alıp, değerlendiriyor. Ardından karar aşaması geliyor. Önerisi kabul edilen çalışan ile işbirliği yapılarak uygulamaya geçiriliyor. Son aşamayla birlikte öneri sahibi ödüllendiriliyor ve çalışmaya başlanıyor.
