Sekreterlik grubu öğretmenleri görevli oldukları eğitim kurumlarında ve kuruluşlarında, öğrencilere ya da yetişkinliklere sekreterlik ile ilgili eğitimler veriyorlar. Bu yazımızda sekreterlik grubu öğretmenliği ile ilgili detaylı bilgi bulabilirsiniz.
Sekreterlik Grubu Öğretmeninin Görevleri Nelerdir?
Sekreterlik grubu öğretmeninin; vereceği eğitim sonucunda sekreterlik ile ilgili olarak hangi bilgileri, becerileri, tutumları ve davranışları, hangi yöntemlerle hangi yaş düzeylerindeki öğrenci gruplarına kazandırılacağı Milli Eğitim Bakanlığı tarafından onaylanan öğretim programlarında ve ilgili mevzuatlarda açıkça belirtiliyor.
Sekreterlik grubu öğretmenlerinin bu program çerçevesindeki görevleri şu şekilde sıralanabiliyor:
- Eğitim verecek olduğu grubun düzeyine uygun olacak şekilde bir çalışma planı yapar.
- Kendisine ayrılmış olan ders saatleri içerisinde çalışma planını uygulayıp öğrencilerine kendi akanı ile ilgili bilgileri ve becerileri kazandırır.
- Eğitim vermekte olduğu öğrencilerinin başarılarını değerlendirir ve başarılarını artırmaya yönelik önlemler alır.
- Eğitici kol çalışmalarında görev alıp öğrencilerinin yeteneklerinin geliştirilmesine yönelik etkinlikler düzenler.
- Eğitim vermekte olduğu öğrencilerinin gelişimlerini izler ve gerekli durumlarda sorunlarını çözümlemelerine yardımcı olur.
- İşletmelerde uygulama yapmakta olan öğrencilerinin çalışmalarını izler ve ilgililere rehberlik eder.
- Çevresindeki işletmelerde söz konusu olan gelişmeleri izler, ihtiyaçları belirler. Aynı zamanda bunların öğretim programlarına yansıtılabilmesi için ilgili kişilere önerilerde bulunur.
- Nöbetçi olduğu günlerde okulunun düzeninin ve disiplininin sağlanması görevlerini yerine getirir.
- Sınıf öğretmeni olarak, eğitim vermekte olduğu öğrencilerinin alan ve ders seçmesine yardımcı olur ve yönetim ile aralarındaki ilişkinin geliştirilmesine katkı sağlar.
Sekreterlik grubu öğretmenleri görevlerini yaparken alanları ile ilgili olan mesleki derslere ait müfredat programlarını, yıllık ve günlük çalışma planlarını, not defterini, ders ve yoklama defterlerini, öğrenci iş takip formunu, ders kitaplarını, yardımcı kitapları, iş ve işlem yapraklarını, bilgi yapraklarını, meslek alanı ile ilgili çeşitli teknik yayınları, projeksiyon, video, bilgisayar, tepegöz, slayt gibi eğitim araçlarını ve bilgisayar yazılımlarını kullanabiliyorlar.
Sekreterlik Grubu Öğretmeni Olmak İsteyen Kişilerde Bulunması Gereken Özellikler Nelerdir?
Sekreterlik grubu öğretmenliği yapacak kişilerin hem alanının hem de öğretmenlik mesleğinin gerektirdiği niteliklere sahip olması gerekiyor.
Sekreterlik grubu öğretmenliği yapmak isteyen kişilerin;
- Sözel ifade yeteceğine sahip olması,
- Sınıf içerisinde etkili bir öğrenme ortamı sağlayabilmesi,
- Düşüncelerini karşısındaki kişilere açık bir dille ifade edebilmesi,
- Dikkatli ve işi konusunda özenli olması,
- Mesleğinin sorunları ile ilgilenmesi ve çözüm yolları bulmaya çalışması,
- İnsanlarla iyi iletişim kurabilmesi,
- Hoşgörülü, sabırlı ve sevecen olması,
- Öğrencilerinin duygularını ve düşüncelerini anlayabilmesi,
- Kendini geliştirmeye istekli ve coşkulu olması,
- Girişimci ve yaratıcı kişiler olması gibi şartları karşılaması bekleniyor.
Sekreter Nedir?
Bir şirket ya da bir yönetici için temel büro, organizasyon ve ofis sorumluluklarını yerine getiren kişiler sekreter mesleki unvanını taşıyorlar. Hemen her sektörde birbirinden farklı işletmelerde ihtiyaç duyulan sekreterlik görevini yerine getiren kişiler ofise gelen kişileri profesyonel bir şekilde karşılayarak işletmenin imajının da temsilcisi oluyorlar. Sekreterlik hem iş alanı oldukça geniş hem de gelişmeye açık meslek grupları arasında yer alıyor. Bir kurumun başarılı olmasını sağlayacak en kritik pozisyonlardan biri olan sekreterlik görevini yerine getirecek kişilerin etkin bir koordinasyon ve planlama yeteneğine sahip olması bekleniyor. Çalıştıkları kurumu her alanda temsil eden sekreterlerin özgüven sahibi, donanımlı, girişken ve diksiyonu düzgün kişiler olması önem taşıyor.
Sekreterlerin Sorumlulukları Nelerdir?
Sekreterler çalışmakta oldukları kurum ve kuruluşlarda kimi zaman bir takımın parçası olarak kimi zaman ise bireysel olarak profesyonellere idari destek sağlıyorlar. Sekreterlerin üstlendiği rol işvereninin büyüklüğüne, faaliyet gösterilen sektöre ve sorumluluk seviyelerine göre değişkenlik gösterebiliyor. Bununla birlikte sekreterlerin genel görev tanımlarını şu başlıklar altında toplayabiliyoruz:
- Gelen çağrıların yanıtlanması, mesajların not alınması ve yazışmaların yönetilmesi,
- Müşterilerin kabul edilmesi ve ilgili birimlere yönlendirilmesi,
- Günlük iş raporunun tutulması,
- Randevuların ayarlanması,
- Toplantı tarihlerinin düzenlenmesi ve taraflara gerekli hatırlatmaların yapılması,
- İş yükünün önceliklendirilmesi,
- Gerekli durumlarda seyahat planlamalarının yapılması,
- Yeni prosedürlerin ve idari sistem değişiklerinin uygulanması,
- İlgili kuruluşlarla ve müşterilerle iletişim kurulması,
- Faturaların ve giderlerin kaydedilmesi ya da işlenmesi,
- Veri tabanının yedeklenmesi yolu ile şirket bilgilerinin güvence altına alınması,
- Stok durumunun kontrol edilmesi ve ofis malzemelerinin envanterinin tutulması,
- İhtiyaç duyulabilecek malzemelerin öngörülmesi, sarf malzemelerin siparişlerinin verilmesi ve alındıklarının doğrulanması,
- Evrak, grafik, cetvel, mektup, rapor, şema, bülten ve taslakların bilgisayara aktarılması,
- Dikte ettirilen yazılara ait ön taslakların çıkarılması, yazılarda küçük düzeltmeler yapılması ve önemli değişiklikler için gerekli onayların alınması,
- Belgelerin dosyalanması ve gerektiğinde kolaylıkla bulunabilmesi için kodlanması,
- Raporlar ve araştırma projeleri için gerekli olan verilerin bir araya getirilmesi.
İşverenlerin Sekreterlik Görevini Yerine Getiren Kişilerde Aradıkları Nitelikler Nelerdir?
Üniversitelerin iki yıllık “Büro Yönetimi ve Yöneticiliği Asistanlığı” ön lisan programlarını başarı ile tamamlayan kişiler sekreter unvanını almaya hak kazanabiliyorlar.
Büro Yönetimi ve Sekreterlik bölümünden mezun olan kişiler, hem kamuya hem de özel sektöre ait olan pek çok kurumda ve kuruluşta, vakıflarda, derneklerde, üniversitelerde çalışma imkanı bulabiliyorlar. Aynı zamanda sınavsız olarak AÖF İşletme Fakültesi Kamu Yönetimi Bölümü’ne geçiş yapabiliyorlar. Büro Yönetimi Öğretmenliği, Halkla İlişkiler ve Tanıtım, Sağlık Kurumları İşletmeciliği, Halkla İlişkiler, İşletme Bilgi Yönetimi ve Yönetim Bilişim Sistemleri lisans programlarına ise sınavla dikey geçiş yapma imkanına sahip bulunuyorlar.
Sekreterlik görevini yerine getirecek kişilerde aranan temel nitelikler şu şekildedir:
- İnsan ilişkileri kuvvetli olması,
- Öz disiplin sahibi olması,
- İş ve zaman yönetimi konusunda yetkin olması,
- Detaylara özen göstermesi,
- İyi bir sözlü ve yazılı iletişim yeteneğine sahip olması,
- Proaktif olması ve gerekli durumlarda inisiyatif kullanmaktan kaçınmaması,
- Çelişen talepleri yönetebilmesi, görevlerini ve iş yükünü önceliklendirme becerisine sahip bulunması,
- Microsoft Office Suite programlarını iyi bir şekilde kullanabilmesi,
- Yoğun iş temposuna ayak uydurabilmesi,
- Çalışmalarını asgari ölçüde denetim ile eksiksiz olarak yerine getirmesini sağlayacak bir motivasyona sahip olması,
- Elindeki işler ve projeler ile ilgili son teslim tarihlerine uyması,
- Esnek ve sabırlı olması.
