Şimdiye kadar edindiğiniz çalışma stiliyle yapabileceğinizden fazlasını yaptınız. Öncelikleriniz oldu. Planlarınız oldu. Odaklanmaya çalıştınız. Bundan sonraki amacınız ise verimliliğinizi arttırarak daha az zamanda daha çok iş yapabilmek. Tam olarak hangi stratejilerin işe yaracağı kişiden kişiye ve duruma göre değişiklik gösterebilir. Ancak daha az zamanda daha çok iş yapmak isteyenler için bu beş stratejiden birinin kullanılması her hafta saatlerce tasarruf sağlayacaktır.
1) Gerçek Beklentileri Netleştirin
Önemli bir görevi üstlenirken, sizden ne beklendiği hakkında konuşun. Her zaman A+ seviyesinde bir iş yapmanız gerekmeyebilir, belki de B+ yeterli olur. Belki kapsamlı bir çalışmaya gerek vardır belki de ilk taslak bile işinizi görebilir. Gerçekte neye ihtiyaç duyulduğunu, hangi seviye bir iş gerektiğini netleştirerek, yapılması gerekene karar vererek saatlerce zaman kazanabilirsiniz.
2) Önceki Materyali Tekrar Kullanın
Önceden yapılan bir çalışmayı tekrar kullanarak zaman tasarrufu yapma yeteneğiniz, sorumluluklarınıza göre değişecektir. Ancak yapabiliyorsanız; kopyalayın, yapıştırın, düzenleyin. Bu herhangi bir e-posta, sunum, konuşma, eğitim, teklif ve bunlar gibi şeyler olabilir. Zamanınızı verimli kullanabilmek için elinizdeki materyali tamamen güncellemek yerine elden geçirmek için çabalayın ve en iyi içeriği üretebilmek için gerekli şeyleri kullanın. İyi konuşmacılar aynı konuşmayı tekrar tekrar yapma eğilimindedir çünkü pratik yapmak mükemmel sonuç verir.
3) Şablonlar Ve Kontrol Listeleri Geliştirin
Rutin işlerinizi hızlandırmak için bir şablon ya da kontrol listesi geliştirin. Böylece defalarca aynı şeyleri tekrar etmek zorunda kalmazsınız. Haftalık raporlar, sunumlar veya toplantı gündemleri gibi belgeleri bir araya getirmek gibi faaliyetler için şablonlar oluşturabilirsiniz. Ayrıca haftalık planlama, birebir toplantılar veya tekrarlanan diğer etkinlikler için kontrol listeleri de bulabilirsiniz. Şablonlar ve kontrol listeleri, daha kısa sürede iyi bir iş çıkarmanıza yardımcı olur çünkü ne yapacağınızı veya bir sonraki adıma karar vermeyi hatırlamak için zaman harcamanıza gerek kalmaz.
4) Sözlü Paylaşım Yapın
Görevlerinize bağlı olarak, sözlü olarak yaptıklarınızı paylaşarak zaman kazanabilirsiniz. Örneğin, belki belirli bir konuyu araştırmanız gerekiyordur. Resmi bir sunum hazırlamak yerine, not almak ve daha sonra birebir toplantı sırasında bulgularınızla konuşmanız amaçlarınızı daha kısa sürede gerçekleştirebilir. Bu strateji, daha soyut kavramlar hakkında iletişim kurmanız gerektiğinde işe yarayabilir. Soyut konuları yazarak anlatmak, karşınızdakine sözlü olarak anlatmaktan çok daha güçtür ve yanlış anlamaya sebep olabilir.
5) Zaman Kutucuklarıyla Çalışın.
İngilizcede “time box” olarak geçen zaman kutucuğu, bir işi yapmak için kendinize bir süre vermeniz anlamına gelmektedir. Daha az zamanda iyi bir iş ortaya çıkarmak için belirli bir göreve veya görevin bir bölümüne ne kadar zaman harcayacağınıza önceden karar vermek ve sonra buna bağlı kalmanız gerekir. Örneğin, araştırma aşamasına çok fazla zaman ayırma eğilimindeyseniz, kendinize bir veya iki saat sonra durma sınırı koymalısınız. Ya da çalışmanızın ilk taslağını oluşturmakta zorlanıyorsanız, bir şeyler yazmak için ne kadar zaman harcayacağınıza karar verebilirsiniz. Zaman kutucuğu oluşturmak, çalışmayı belirtilen sürede bitireceğinizin garantisi değildir. Ancak, odaklanmanıza yardımcı olacağı kesindir.
