Girişimciler için 19 Adımda Zaman Yönetimi

Zaman yönetiminde en basit, en yalın kural sadece ilk önce en önemli görevi tamamlamaktır. Bu kural her seviyedeki her bireye uygulanabilir. Günün başında en önemli görevinizi belirleyin ve ilk yapılacak işleri en öne alın. Günün en önemli görevlerini araştırdıktan sonra, gününüzü daha etkin bir şekilde idare edersiniz ve tabii ki günün geri kalanını diğer etkinlikler ile geçirebilirsiniz.

Çalışmak için uyku sürenizi gerçekten düşük tutmak, sıkı çalışmayı veya verimliliği göstermenin bir yolu değildir. Bir süre ayakta kalmanız veya işlerinizi tamamlamak için bütün gece ayakta kalmamalı ve çok geç yatmamalısınız. Düzenli uykuyu alamamak üretkenliğinizi etkileyebilir. Zihinlerimizi ve bedenlerimizi en iyi şekilde çalıştırmak için hemen hemen herkesin her gün 7-8 saat uykuya ihtiyacı vardır; her gün 8 saate kadar uyku alışkanlığınız olmayabilir, ancak daima dinlenmeniz için vücudunuza enerji vermeniz gerekir.

Birçok araştırmacı, sağlıklı yaşam tarzını üretkenlik ile ilişkilendirmiştir. Tıpkı yeterli uyku almak gibi, sağlıklı beslenme ve egzersiz, enerji seviyesini artırmaya, kişinin zihnine, odaklanma ve netleştirme becerisini geliştirmeye yardımcı olduğu kanıtlanmıştır. Mutlaka düzenli bir egzersiz alışkanlığı edinin. En basitinden de olsa yürüyüş yapmayı deneyin ve sabah kahvaltılarına mutlaka önem verin.

Odak bilgilerinizin yönlendirilmesi aslında gününüzün başladığı andan itibaren başlar. Günlük veya haftalık veya aylık takvim hazırlayarak nasıl odaklanacağınızı öğrenmelisiniz. Gününüze takviminizi kontrol ederek başlayın; E-postanızı kontrol etmek önemlidir ancak kontrol etmeniz gereken ilk şeyin o olmasını sağlamayın. Ayrıca, günlük takvimle birlikte bir öncelik listesi oluşturun. Güne ait görevleri veya etkinlikleri listelediğiniz yapılacaklar listesi oluşturun. Sahip olduğunuz toplantıların önünü belirleyerek ve bugün hangi görevlerin tamamlanması gerektiğini hallettikten sonra e-postalarınızı okumaya başlayın.

Gün için görevleri başlattıktan sonra odaklanmanın zamanı geldi. Özellikle dikkat dağıtıcı şeylerin ortasında etkili bir şekilde nasıl çalışacağınızı bilmiyorsanız dikkatinizi toplamadan bir göreve başlamayın. Bu nedenle, bu görev için telefonunuza ihtiyacınız yoksa, bir kenara koyun veya sessize alınız, sesli bildirimlere daha sonra bakabilirsiniz; İnternet’te çalışıyorsanız komik video siteleri, oyun siteleri vb. gibi sizi rahatsız edebilecek sekmeleri kapatın.

Bir sonraki adım ise konsantrasyonunuzu sağlamak. Dikkati dağıttıktan sonra eldeki göreve konsantre olmanız gerekir. Göreve tamamen odaklanın. Sizin için neyin işe yaradığına bağlı olarak, sessiz bir yere gidebilir, çalışırken bazı müzikleri dinleyebilir, sizi göreve odaklı tutmaya yardımcı olan herhangi bir şeyi dinleyebilirsiniz.

Sürekli olarak dikkatiniz dağıldığında odaklanmayı kaybetmek çok kolaydır. Sürekli farklı şeylerle ilgilenmek kişinin IQ’sunu düşürdüğü kanıtlanmış bir durumdur. İşle ilgili olsalar bile anlık bildirimleri sessize alın gerekirse odaklanmak için telefonu bir süre kendinizden uzaklaştırın.

Elde etmeyi planladığınız her şeye ulaşamadığınızın farkında olarak günü bitirmek istemezsiniz. Kesintileri beklemeniz ve ona karşı plan yapmanız gerekir. Çalışmak için 8 saatiniz varsa, gün içinde hedeflerinize ulaşmayı planlayın. Aslında olması gerekenden en az 2 saat önce yapılması için plan yapın. Programınızı etkilemediğinden emin olmak için görünüşte dikkat dağıtıcı süreleri kapsayacak şekilde 2 saat ayırın. Dikkat dağıtmanın her zaman olacağını, proaktif olmanız gerektiğini unutmayın.

Zaman yönetimi becerilerini geliştirmenin ve etkili biçimde çoklu görev uygulamayı öğrenmenin yollarından biri, aynı ya da çok yakın tarihlerle birden çok görev veya fırsat kabul etmektir. Ancak, fırsatlar olsalar bile daha fazla sorumluluk almanın ne zaman uygun olmadığını bilmelisin. Tamamlanması için yeterli zamana sahip olduğunuzdan eminiz yalnızca görevi kabul etmeyi amaçlamalısınız. Bu süreçte dışarıdan gelecek anlamsız isteklerin bir çoğuna hayır demeyi öğrenmelisiniz.

Bu belki de çalışanların mağdur eden en zor alışkanlıklarından biridir. Bununla birlikte, bu alışkanlığı kırmak, çalışanların kendilerini verebilecekleri en iyi verimlilik yöntemlerinden biridir. Bütün gün aldığınız her e-postayı kontrol edip yanıtlamadığınızda ne kadar zaman kazandığınıza şaşıracaksınız. Elbette önemli e-postalara yanıt vermeniz gerekir, ancak e-postalarınızı kontrol etme sayısını önemli ölçüde azaltabilirsiniz.

Basit yapışkan notlar veya herhangi bir kağıt parçası üzerine yazılmış bir yapılacaklar listesini kontrol etmek yerine, postanızda ki listeyi kontrol etmek için daha fazla zaman harcayacağınız için yapılacaklar listesini posta kutunuzda oluşturmayın. E-postalarındaki yapılacaklar listesi olan çoğu çalışan, yapılacaklar listesini kontrol etmek istedikleri her seferinde gelen kutularını kontrol etmeye, e-postalara yanıt vermeye, giden kutusuna bakmaya ve maillerini silmeye de vakit ayırıyor. Sonuçta kendi önceliklerini kontrol ettiklerinde, harcamayı düşündükleri zamanın 4 katını harcadıkları ortaya çıkmıştır.

Günümüzde akıllı telefon ve tabletlerde iş takvimleri ile bir çok uygulama bulunuyor. bu uygulamalardan birisini kullanarak kendinize bir iş yapma sırası oluşturabilirsiniz. Bu listeyi işe başlarken ve iş bitiminde düzenli olarak takip eder ve düzenlerseniz karar verme ve iş yapma aşamalarında daha rahat olursunuz.

Gününüzden en iyi şekilde yararlanmanın ve onu mükemmel üretken hale getirmenin bir başka yolu, ekledikleri değere dayalı olarak çalışmalarınıza öncelik vermenizdir. 80/20 kuralını kullanarak % 80 sonuç veren % 20 görevlere veya yöntemlere odaklanın. Bu, çok az veya hiç katma değer olmayan etkinliklerde fazla zaman harcamanıza engel olmaya yardımcı olacaktır.

Yapılacaklar listenizi her saniyede düşünmeyi bırakın, işi bitirmeyecek. Evet, görünüşte ezici bir sayıdaki görevlerle o günler gelecek; bu uzun görev listesini düşünerek ve bunların zamanında nasıl tamamlanacağı konusunda endişelenmek, sizi yalnızca korku, yorgunluk, bazen şikayetlerle dolduracaktır ve en sonunda, verimliliği en üst düzeye çıkarmanıza yardımcı olmaktan ziyade verimli zamanları alacaktır.

Yapılacaklar listeniz gerçekten çok uzun olduğunda, görevlerinize öncelik verin, bunlara öncelik verin, evde tamamlayabileceğiniz şeyleri işaretleyin, ardından en önemli konulara odaklanın ve kendinize bir tamamlama için zaman çizelgesi verin. Tek seferde tek bir göreve odaklanmak en iyi zaman ve çoklu görev için en iyi zamanı bilin.

Girişimcilere iş yerinde zaman kaybettiren bazı şeyler vardır ve bunlardan biri de planlanmamış toplantılardır. Herhangi bir toplantıya gündem maddesi olmadan katılmayın. Toplantının gündemini isteyin ve toplantıda ne kadar süre harcamanız gerektiğini önceden belirlemek için ön plan yapın. Belki de sadece birkaç dakikanızı ayırmanız yeterlidir veya toplantıya katılmanız bile gerekmez.

Bazı projeler gerekenden daha uzun sürüyor, çünkü çalışanlar dakikalık ayrıntılar için çok fazla vakit harcıyor. Mükemmeliyetçi olmak güzel, fakat küçük detaylar sizi aşağı çekmeye başlayınca harekete geçmenin zamanı geldi. Yaptığınız çalışmayı sık sık gözden geçirme ve inceleme dürtüsünün üstesinden gelebildikten sonra; Önce büyük işi yapın, sonra gerektiğinde gözden geçirebilir ve düzeltebilirsiniz.

Her çalışanın günlük görevlerini yerine getirmesi zorunludur; basitçe bu görevleri rutin yapın ve bunları gerçekleştirmek için ne kadar zaman harcadığınızı izleyin. Bunu yapmak size sonraki dönemlerde zaman yönetimi için yardımcı olacaktır.

Evet, dinlenmek, eğlenmek ve eğlenmek iyidir, ancak TV, video oyunları ve internet verimliliğinizi etkileyeceği zaman bunları izleme saatlerini ayarlama zamanınız gerekir. Bunlara harcadığınız zamanın bilincinde olun, özellikle çalıştığınız ve işinizin önemli saatlerinde bu gibi alışkanlıkları daha sonraya bırakın.

Çoğu durumda, her görevde bir son tarih vardır, her zaman kendinize yapmanız gereken iş için son tarih atayın ve bu konuda disiplinli olun. bunu yaparak görevlerinizi son tarihinizden önce teslim etmiş olursunuz. Ayrıca belirli tarihler arasında olmayan projelerde kendinize bir son başvuru tarihi yapın ve ona yönelik bir çalışma yapın. Görevin her aşamasında bir zaman çizelgesi oluşturun ve ona uyun.

Kendinizi görevlerinizde tamamen gömerken ve ara sıra nefes almadan acele ederek görevden göreve geçtiğinizde, odaklanmak ve yeni fikirler bulmak genellikle zordur. En iyi sonucu elde etmek için her zaman motivasyona, enerjiye ve tazeliğe sahip olabilmeniz için daima yenilenmek için biraz zaman ayırın.

Yapılacaklar ve öncelik listenizi kontrol edin, elde ettiğiniz görevleri ve hedefleri çıkarın, zamanlamanızı hızlı yaklaşan son tarihler için kontrol edin, bunlar hakkında ne yapmanız gerektiğini ve nasıl yapılacağını içeren gün içinde çıkan belge sorunlarını inceleyin. Böylece ertesi güne de hazırlanmış olacaksınız.

Çoğu kuruluşta yapılandırılmış bir çalışan değerlendirmesi olmasına rağmen, gün için başarı ve eksikliklerinizi gözden geçirmeniz önemlidir; bu size işinizi ne kadar iyi yaptığınızı ve iyileştirmeniz gereken alanları bildirir. Bu sayede kendi kendine değer verme günlüğüne sahip olabilirsiniz. Bu yalnızca zaman yönetimi konusunda size yardımcı olacak, aynı zamanda sizi mükemmel bir şekilde organize eden bir çalışan olmanızı da sağlayacaktır.