Yapıcı bir tenkit, akıllı insanları güçlendirir; ahmakları öfkelendirir. Napolyon
Yöneticilik görevimin ilk yıllarıydı; mali işler genel müdür yardımcısı ve genel müdür ile birlikte sohbet havasında işleri konuşuyorduk. Genel müdür mühendis kökenli bir yöneticiydi ve muhasebe bilgi akış düzenindeki sorunlardan bahsediyordu. Mali işler genel müdür yardımcısı olan büyüğümüz, her zamanki sevecen tavrıyla şöyle dedi:
“Sevgili Ahmet (örnek bir isimdir), Muhasebe bilmezsen muhasebecilerin oyuncağı olursun.” Bu söylemden çok etkilenmiştim ve çok uzun yıllar geçmiş olmasına rağmen hiç aklımdan çıkmadım. Ben mühendis değildim; ama mesajın önemini anladığımı düşünüyorum.
Muhasebenin Önemi
Çalıştığım firma, köklü ve kurumsal bir kurumdu; her şey sistemli idi (hala öyledir). Yine büyüklerimden duyduğum, bu paralelde bir deyiş çok önemliydi: Rakamların namusu derlerdi.
Her iki söylemde iki önemli mesaj içeriyordu; ya da ben öyle düşünüyorum. Neydi bu mesajlar? Bu sorunun cevabını aşağıdaki şema yardımıyla aramaya çalışmak daha kolay olabilir.
Muhasebe süreci yasal niteliği olan belgelerin muhasebe bölümüne gelişiyle başlar. Nedir bu belgeler?
Birkaç örnek verelim: Taksi fişi, yemek faturası, demirbaş alım faturası, mal satış faturası muhasebe için belge niteliğindedir; daha çok sayıda ve farklı belge söz konusudur, ancak bu kadarı şu an bizim için yeterlidir. Bu belgeler öncelikle yevmiye (günlük) kayıtlara alınır. Muhasebede esas olan, girenlerle çıkanların toplamlarının eşit olmasıdır; bu nedenledir ki, yevmiye kayıtlarının dip toplarının da eşit olması gerekir.
Yevmiye kayıtları, defter-i kebir (Büyük defter) kayıtlarına aktarılır. Bu adımdan sonra mizan oluşturulur. Mizan, önemli finansal raporlar için baz oluşturur. Nedir söz konusu önemli raporlar? Bilanço, gelir tablosu, fon akım tablosu, nakit akış tablosu, vb. Görüleceği gibi, belirtilen tablolar şirket açısından yaşamsal niteliktedir; zira bu tablolara bakılarak şirket hakkında karar verilir. Devlete vergi verilecek, ortaklara temettü dağıtılacak, bankalardan kredi kullanılacak, yabancı ortak alınabilecek, şirket satılabilecek.
Her Evrak Önemlidir
Yukarıdaki süreçten de görüleceği gibi, bir taksi fişi, bir lokanta faturası, mal satışı ve alışı ile ilgili belgeler, şirket için yaşamsal nitelik taşır. Bu nedenledir ki, özellikle yöneticilerin, muhasebe sistemini anlamaları, bu sistemi iyi bir şekilde oluşturmalı ve işler tutmaları gerekir.
İyi bir sistemin kurulması ve sürecin sorunsuz işlemesi yeterli değildir. Bilgilerin doğru adreslere ve doğru olarak aktarılması, iyi işleyen bir sistemden çok daha önemlidir. İşte “rakamların namusu” deyişinden anlaşılması gereken bu olmalıdır.
Muhasebe nedir? Belki başta sormamız ve cevaplamaya çalışmamız gereken bir soruydu; ancak ben anılarımla başlamayı tercih ettim. Bilirsiniz, bir konuşma yaparken ya da yazı yazarken en kolay yol anılara sığınmaktır; ben de öyle yaptım.
Muhasebenin sözlük anlamı denge tablosu olarak açıklanabilir. Dengeden anlaşılması gereken, yukarıda da söz edildiği gibi, terazinin gelirler kefesi ile giderler kefesinin dengede olmasıdır; daha teknik bir deyişle: Kaynakların, varlıklarla eşit olmasıdır.
Özetle: Muhasebe, işletmenin varlıkları ve kaynakları üzerinde değişmeye neden olan işlemlere ait bilgileri, belgelemek, kaydetmek, sınıflandırmak, özetlemek, ve yorumlamak suretiyle ilgililere raporlar şeklinde sunan bilgi sistemidir.
