Bir küçük işletme sahibinin asla yeterli vakti yoktu. Birbiriyle alakası olmayan bir çok sorumluluk üstlenmek ve bir görevden diğerine geçiş çok stresli olabilir. Bu hem sinirlerinizi bozacaktır hem de sizin hiç bir işi tam olarak bitirmenize imkan vermeyecektir.
Ancak bunun bir çözümü var. Kendinize hedefler belirleyerek, yapmanız gerekenleri öncelik sıralarına göre bir plana yerleştirerek ve planınıza sadık kalarak kısıntı zamanınızı en etkili şekilde kullanmanın yolunu bulabilirsiniz.
Kendinize Hedefler Belirleyin
Etkili zaman yönetiminin sırrı ne yapacağınızı bilmekten geçer. Ne yapacağınızı bilmeden oradan oraya koşuşturmak zaman kaybetmekten başka bir işe yaramaz. Hedefler belirlemek hem kendinizi hem de işletmenizi istediğiniz yere odaklamanızı sağlayabilir.
Net, ölçülebilir, ulaşılabilir ve zamana bağlı hedefleriniz olmadan en küçük görevler bile sizin için imkansızdır. Etkili zaman yönetimi ve hedefler söz konusu olduğunda önemli olan kısa vadeli ulaşılabilir hedeflere odaklanmak en faydalısı olacaktır.
Uzun vadeli hedeflerinizi aylık planlar halide hazırlayabilirsiniz. Daha sonra bu hedefleri haftalara ve günlere bölebilirsiniz. Sonra her gün için gerçekleştirmeniz gereken hedefleri gözden geçirebilirsiniz.
İşlerinizi Planlayın
Aylarınızı, haftalarınızı ve günlerinizi yapmanız gereken şeyleri göz önünde tutarak planlayın. Günlük rutinleriniz için zaman ayırın. Personel toplantıları, müşteri ziyaretleri, muhasebe toplantıları gibi rutin işler için aylık ve haftalık planlarda gün ayırın.
İşlerinizi aylık olarak planlamak için bir ajanda kullanmak harika olabilir. Önümüzdeki ay yapmanız gereken her şeyi bir yığın halinde önünüze dökün. Sonra onları önem sırasına göre üçe ayırın. Öncelikle en önemlileri ajandanızda haftalara ve günlere yerleştirin. Sonra daha az önemlileri ve sonrasını… Eğer kendiniz ya da işletmeniz için uzun vadeli bir hedef oluşturmak istiyorsanız ajandanıza hedeflediğiniz tarihi not alın ve geriye doğru hedefiniz için kontrol noktaları koyun. Bu uzun vadeli hedef için kontrol noktalarına açıklamalar girin
Örneğin; önümüzdeki üç ay sonunda 100 müşteri ziyareti yapmış olmak istiyorsanız bunun önce aylara ve haftalara bölün. Her haftanın sonuna bu görev için bir kontrol noktası koyarak planınıza ne kadar sadık kaldığınızı test edin.
Kendinize Bir Plan Belirleyip Bu Plana Sadık Kalın
İnternette zaman yönetimi için kullanabileceğiniz bir site ve uygulama mevcut. Bu uygulamalar size bir plan sağlasa da buna uymanızı garanti etmez. Plana uymak size kalmış. Planınıza sadık kalmanızı sağlayan bir uygulama henüz yok.
Hazır planlara uyum sağlamakta sorun yaşıyorsanız birkaç alternatifi birleştirdiğiniz kendinize özel bir plan çizelgesi oluşturabilirsiniz. Sizin gün ve iş planlamanıza özel oluşturulmuş böyle bir program sadık kalma olasılığınızı arttırabilir. Ayrıca plan içerisinde kaçırdığınız görevleri tamamlamak için bazı boşluklar bırakabilirsiniz. Haftalık olarak durumunuzu değerlendirip, kaçırdığınız görevleri tamamlamak motivasyonunuzu yükseltebilir.
Ayrıca özel bir plan size görevlerinizi önceliklerine göre sınıflandırma imkanı veriri. Eğer en verimli olduğunuz saatler öğleden önce ise önemli görevlerinizi bu saatlere toplayın.
Sizin İçin Neyin Öncelikli Olduğunu Bilin
Planızı hazırlarken görevleriniz arasında bir önceliklendirme yapın. Önceliklendirme konusunda net olmanız sizin ve işletmeniz için önemli. Her gün için görevlerinizi planınıza yerleştirirken öncelikle en önemli olandan başlayın. Böylece gün sonunda yetişemediğiniz görevlerin kalması halinde bunların nispeten daha az önemsiz görevler olmasını garanti altına alabilirsiniz.
Günün karmaşası içinde sizin için gerçekten önemli olan bir görevi ıskalamak istemezsiniz. Bunun için günün en verimli ya da sakin zamanlarına önemli görevlerinizi koyabilirsiniz. En verimli vakitler kişiye göre değişebilir. Kimi sabah erken vakitlerde daha üretken iken kimileri akşam üstü sakinliğinde kendini daha rahat hissedebilir. Bunun için en önemli görevleri en verimli olduğunuz vakitlere koymak mantıklı olacaktır.
Kendi Verimli Zamanınızı Bulun
Günün hangi vakitlerinde kendinizi en verimli hissediyorsunuz. Sabah kahvaltısını yapıp işe zıpkın gibi başlayanlardan mısınız yoksa afyonu geç patlayanlardan mı? Kendinizi en iyi siz tanıyorsunuz. Bir işin önemli olması onu sabah yapmanız gerektiği anlamına gelmez. En önemli işleri kendinizi en iyi hissettiğiniz zaman aralıklarına yerleştirin.
Bazen yapmanız gereken işler zaman konusunda esnek olmayabilir. Bir resmi daire ziyareti, müşteri ziyareti, bir teslimat sizden bağımsız bir zaman planı önerebilir. İşiniz başka insanların takvimlerine uyum sağlayabilir. Bu tip günlerde kendinizi en az bir gün önceden hazırlamanız gerekebilir. Akşamları günü kapatırken bugün neleri hallettiğinize ve yarın neler yapmanız gerektiğine göz atarak önceden hazırlanabilirsiniz.
Zamanı Takip Edin
Zamanın farkında olmak size iki yönde fayda sağlar; öncelikle hangi işe ne kadar vakit ayırdığınızı değerlendirebilirsiniz ve boşa vakit harcamaktan kurtulursunuz.
Gün içerisinde görevleriniz arasında koşuştururken zamanın farkında olmalısınız. Bir yerde gereğinden fazla zaman harcamak sizi akşama pişman edecektir.
Zamanın farkında olmak için cep telefonunuza bir zaman yönetim uygulaması indirebilir ve bundan faydalanabilirsiniz. Sizi her görev için ayırdığınız süre dolduğunduğunda uyarması sizi tekrar odaklayacaktır.
Görevlerinizi Paylaşmaktan Çekinmeyin
Başa çıkamayacağınız kadar görev üstlenmek hem kendinize hem işinize zarar verecektir. Bazen görevleri paylaşmak ya da üstesinden gelebilecek birine devretmek sizi rahatlatabilir. Eğer yapılamayacak kadar çok göreviniz varsa zaman yönetimi size fayda sağlamayacaktır. Öncelikle görevlerinizi bir kişinin üstesinden gelebileceği kadar azaltmalısınız ya da bir yardımcı ile paylaşmalısınız.
Son Bir Fikir
Neyi gerçekten sizin yapmanız gerektiğine karar verin. Gerçekten başkalarına devir edemeyeceğiniz kadar önemli işleri belirledikten sonra kendinize bir plan çıkarın. Bir işletme sahibi olarak günlük sıradan ve angarya işlerden mümkün olduğunca uzak durun ve işletmenizin gelişmesini sağlayacak işlere odaklanın.
