İlk ofisinizi kiralamadan önce sakin kafa ile üzerinde değerlendirme yapmanız gereken konular.
İlk ofis alanınızı kiralamak aynı derecede heyecan verici ve korkutucudur. Küçük işletmelerin çoğunun başladığı gibi eğer evden çalışıyorsanız, ek masraflar sizin için korkutucu olabilir. Ancak fark yaratmak için ailenizi ve evinizi geride bırakmanız gerektiği kesin.
İlk ofis alanınızı kiralamadan önce ihtiyaçlarınızı ve bütçenizi tanımlamanız gerekir. İşte göz önünde bulundurmanız gerekenler.
Özel Bir Alan veya Paylaşımlı Ofisler?
Ortak çalışma alanlarının size sunacakları çok şey var. Masalar ve sandalyeler, Wi-Fi, dekor ile anahtar teslimi hazırlar ve genellikle kahve ve atıştırmalıklar gibi olanaklar sunuyorlar. Daha uygun fiyatlı ve daha kullanışlılar.
Bir ofis kiralamak biraz daha çaba gerektirir. Bir bütçeye, mobilyalara, elektrik, telefon hatları, Wi-Fi, dekor ve kahve makinesi gibi ekipmanlara ihtiyacınız olacak.
Doğru Konumu Seçmek Sizin İçin Zor Olabilir
Kırsal alanlarda yer bulmak zor, şehirler ise pahalı olabilir. Zaten bir ekibiniz varsa, ulaşması kolay merkezi bir konum istersiniz. Şehir merkezleri prestijli ve lüks olma eğilimindedir ve işten sonra gevşemek ve sosyalleşmek için uygun ulaşım, semt restoranları, alışveriş merkezleri, spor salonları ve barların avantajlarına sahiptir. Aynı zamanda, trafik ve otopark sizin için kâbus olabilir.
❗Önemli
Bir şehir adresi kesinlikle gerekliyse, ekibiniz ve potansiyel müşterileriniz için park yerinin erişilebilir olduğundan emin olun.
Bütçe konusunda sorun yaşayacağınızı düşünüyorsanız merkezden çevreye doğru alternatifler değerlendirmek sizin için doğru olabilir. Örneğin İstanbul’da bir ofis için muhtemelen en pahalı bölge Mecidiyeköy’dür. Buranın avantajlarını sağlamasa daha sakin ve daha az popüler bölgeler ulaşım imkanı olduğu sürece sizin işinizi görecektir.
Ofis Boyutu ve Düzen
Büyüyen bir işletme için bu, cevaplanması en zor soru olabilir. Ne kadar ofis alanına ihtiyacınız var? Kontratın sonunda sahip olacağınız çalışan sayısını karşılamak için yeterli alana ihtiyacınız var. Uzun vadeli bir kira kontratı başlangıçta sizin için avantaj olarak görülse bile, büyüyen bir işletmenin ihtiyaçlarını karşılamadığı anda soruna dönüşecektir.
Kendi işiniz açısından aşağıdaki alanlara ihtiyaç duyup duymadığınızı düşünün;
- Toplantı odası
- Bir mola odası
- Emzirme odası
- Diğer özel odalar
- Dekoratif alanlar
Ofisiniz için bütçe yaratmak zor olabilir. Kira ücretine ek olarak, depozito yatırmak, vergiler ve stopaj, mobilya, ofis malzemeleri ve dekor satın almak zorunda kalabilirsiniz. Ticari bir yazıcı veya faks gibi ofis makinelerine ihtiyacınız olacak mı? Aynı zamanda satın alma veya kiralama maliyetini de hesaba katmanız gerekir.
Tabela ve basılı materyaller başka bir husustur. En azından bir şirket adı ve logosuna ihtiyacınız olacak. Ayrıca ofis içi tabela, broşür ve diğer yönlendirme parçalarını isteyebilirsiniz.
Maliyetleri düşürebileceğiniz bir elektronik tablo hazırlayın. Doğru soruları sorarak paradan tasarruf edebilirsiniz. Bazı kiralamalara kamu hizmetleri, güvenlik, ortak alanlar ve otopark dahildir.
❗Önemli
Onarımlar için bütçe de yapmanız gerekebilir. Bir masa taşınırken duvarda bir delik açarsa, bunun bedelini öder misiniz ya da kira kontratınız bina bakımı içerir mi?
Ofis Alanınızı Özelleştirin
Bu senin alanın ve sen de rahat olmak istiyorsun. Boyama, duvar kâğıtları ve asma süslemeler çoğu kiralama koşulunda genellikle iyidir, ancak duvarları sökmeye ve çivi çakma işlemine başlamadan önce, kira kontratını kontrol edin ve ev sahibi ile tekrar kontrol edin.
Kira Uzunluğu
Ev sahibi olarak daha uzun bir kira sözleşmesi imzalayarak paradan tasarruf edebilirsiniz. Beş yıl? Alanın yeterli olduğundan eminseniz (veya çıkış şartları makul ise), uzun süreli bir kiralama uzun vadede iyi bir strateji olabilir. Kiralar artarsa, kilitli kalırsınız, masrafları ve taşınması zor olan durumdan kaçınırsınız ve yine de kim gerçekten taşınmak ister?
Kontratın Fesih Şartları
Eğer şirketiniz kontrat bitmeden önce alanını aşıyorsa, nasıl yasal yoldan çıkabileceğinizi anlamanız gerekir.